茶会的准备

　　茶会地点确定之后，会场要作具体的布置，人员要事先进行培训，资料要提前准备。
　　1、横幅的设计。
　　悬挂在会场的横幅，是点出茶会主题的重要直观物，故要精心设计，不同场合用不同的词句，文字要简练，字体要美观大方。如：“'95国际西湖茶会开幕式”、“'95国际西湖茶会茶艺表演主会场”、“'95国际西湖茶会学术报告会”、“'95国际西湖茶会闭幕式”等。
　　2、场地布置。
　　（1）座席布置：根据茶会形式而定。
　　流水席：适用于节日、纪念、喜庆、研讨、联谊等数种茶会，犹如自助餐的形式。在会场中可设名茶或新产品的展示台；分设几处泡茶台，根据所泡茶的种类作相应风格的环境布置，供应与茶性相配的茶食。由泡茶小姐、先生作泡茶表演，并由宾客自拿一次性杯子和碟子到各泡茶台观看表演和品尝茶汤，并自取相应的茶食。为增加情趣，可安排室内音乐现场演奏，或播放轻音乐或民乐。在沿墙可散放一些椅子，让一些年老体弱者小憩。这种开工，宾客有较大的自由度，可以随时与自己想与之交谈的对象问候、询问、讨论、聊天。茶会有较大的灵活性，譬如结婚仪式之后，新娘、新郎、伴娘、伴郎可泡茶招待亲友，敬公婆茶、敬长辈茶也可在这时进行。又如，可作为学术研讨会的休息场所，调节精神、增加知识、了解民族风情等。
　　固定席：适用于茶艺交流、名茶品尝和主题突出的节日、纪念、研讨、联谊等茶会。一般均为大型茶会，大家都坐下来，一起观看茶艺表演，仅少部分人能品尝表演者泡的茶，其他人均由专供茶水的服务员奉茶。这种座席设置，要根据邀请的宾客人数排放，要便于通行和观看。通常像一般戏院和会场的座席设置，即前端舞台上设置泡茶台和宾客代表席，由主宾客共同完成茶艺表演。另一种是没有舞台，在一室的一侧中心设立泡茶台，宾客席中设一条通道或两条通道。
　　人人泡茶席：这种茶会每个人都是主人又都是客人，这种座席是依自然地形而设，事先用连续编号做好标记，与会者抽签后根据号码，自行设席（详见“无我茶会”一节）。
　　（2）时令装饰：用时令花卉、盆景布置会场，或悬挂衬托主题的名家书画，以营造茶会气氛。有的庆祝和纪念茶会，放飞气球、和平鸽以增加热烈气氛。
　　如果茶会采取多种形式相结合的方式进行，则会场可以作相应的布置，有流水席，有固定座席，有人人泡茶席，也有专进行学术讨论的围坐形式或报告会形式。布置具有很大的灵活性，全看茶会设计者的灵感和布置者的用心。
　　3、用具物品准备。
　　（1）一般准备：根据邀请的人数准备茶杯和茶叶、热水瓶和茶食、茶食盘等。
　　（2）特殊准备：根据各个人参加茶会的茶道（艺）表演队的事先要求，准备桌、椅或各种茶道具，或者代用道具、座垫、屏风等。
　　（3）主办单位茶道表演的全部用具、物品的准备。
　　4、休息准备室。
　　各茶道表演队需预先准备放置好茶道具、化妆、换服装，放置各人随带衣包等，故要有相应的休息准备室，并要在表演场所就近设置，以利出场和退场。若不可能，则要在表演台处布置后台，按表演顺序依次进入后台准备好茶道具，休息、化妆和换衣服则设置在别处。
　　5、告示。
　　在茶会不分发程序册的情况下，为使与会者能明确茶会的程序安排，在会场入口处应有告示，张贴茶会程序。另外，在休息准备室也要有告示茶会程序，全球各表演队提早做好准备。
　　6、指引牌。
　　对公共设施，要有指引牌，使到会者易找到欲去场所，如餐厅、洗手间、小卖部、茶道表演主会场、分会场、学术报告厅等等。
　　7、会议资料。
　　可预告通知参加者自行准备，报到时交给主办单位，统一分发，亦可由主办单位根据与会者提供的资料，统一印刷分发。资料可包括：（1）各参加团人员的照片，下面注明姓名、年龄、单位、职业和通讯地址、电话、电传号码；（2）各表演团表演的内容简介，可用照片及单位文字说明；（3）茶会日程安排及每次茶会的公告。此外，还可编入主席讲话和有关领导致词，以及有关宣传资料等。
　　8、人员培训。
　　大型茶会常需要很多工作人员，均为有关单位临时派人担当。由于对所从事的工作不熟悉，故在会议前要进行岗位培训，明确临时担当的任务以及如何做好，遇见突发问题该如何处理等，以保证会议有条不紊地进行。